2001年2月25日，参加2月26日和27日博鳌亚洲论坛筹委会暨成立大会的中外嘉宾已陆续抵达海口。
24日，大会工作人员共在美兰机场迎接了13批54名中外嘉宾，其中外国嘉宾主要有蒙古国前总统奥其尔巴特、马来西亚驻华大使马吉德、文莱驻华公使衔参赞穆斯塔法、哈萨克斯坦驻华参赞、土库曼斯坦有关部门官员等，以及来自美国、印度、印度尼西亚、马来西亚、日本、香港等国家和地区新闻记者及专家。
所有嘉宾一出机舱门，都受到了大会工作人员和机场方面的热情接待。
机场方安排了专用摆渡车，将国内航班的嘉宾从停机坪直接送进贵宾室休息，大会工作人员和贵宾随行人员负责领取行李。
乘坐国外航班的嘉宾都从新开辟的博鳌亚洲论坛会议代表专用通道顺畅通过国际航班出口，大会工作人员为他们办理验证等手续，减少了他们排队等候的时间。
中国国外交部副部长王毅、外交部新闻发言人、新闻司司长朱邦造也于当天下午抵达海口。
2月25日是接待任务最重的一天，当天，澳大利亚前总理霍克、全国政协副主席陈锦华等近200名嘉宾陆续抵达海口。
只有万余人口的博鳌小镇位于风景如画的万泉河入海口。
早在2000年11月，当时的博鳌留给人的印象是道路狭窄、房屋破旧，整个镇上找不到一家能够冲洗彩色胶卷的店铺。
时隔3个月，当人民重游故地，小镇已经焕然一新：新铺就的道路整洁平坦，路旁的椰树整齐有序，临街建筑已被重新粉饰，数百盏大红灯笼和上万盆鲜花笑迎来客，为论坛召开而设置的横幅、彩旗迎风招展……全镇上下一派喜迎盛会的火热景象。
在镇政府门口，耸立着一块倒记时牌，牌子提醒全镇居民距离会议召开还有1天时间。
博鳌镇委书记程江洪说：
作为论坛的东道主，博鳌人正以饱满的热情为论坛会议的召开挥汗出力。
在半个月的时间里，博鳌镇展开了大规模的整治工作，拆除了123间破旧房屋和临时搭棚，完成了103户临街房屋的立面改造，刷新居民平房112间，新建了2个停车场，完善了彩色冲印点、美发理发店等服务设施，并发动全镇群众种植了200棵绿化树，大量种花种草，还清理了3000立方米的垃圾。
为了更好地为论坛服务，博鳌镇还开办了5期英语学习班，当时，已有350余名年轻人接受了英语日常口语的培训。
当地居民谢世焕开了一家小店铺，他的两个女儿作服务员，现在都能用英语与外宾进行简单的对话，她们一有时间就练习英语，以便能让各国宾客更直接地感受到小镇居民的友谊和好客。
在海口东站候车大厅里，乘坐由海口开往琼海的海汽快车的乘客排成长队，其中不少人是特意赶在会议召开前去博鳌看论坛会址的。
当时，特意乘车前往博鳌看风景、看博鳌亚洲论坛会址的海口市民日益增多。一位乘客说：
以前不知道琼海有个博鳌镇，最近看到新闻媒体在报道博鳌的秀丽景色，特别是了解到博鳌亚洲论坛即将在那里召开，特意去看看。
另一位去琼海办事的杨女士说，她曾去过博鳌，但听说为迎接论坛，博鳌现在已面貌一新，这次去琼海办事，顺道也去博鳌看看。
据琼海车站工作人员介绍，当年2月份以来，平均每天出入博鳌的客流量为800人，比以前大大增加。预计论坛成立大会之后，论坛会址将向游客开放，届时到博鳌观光的人一定会很多。
当时，除了正在筹建的论坛思想库“亚洲研究所”之外，即将成立的“论坛”确立了五大特点：
非官方。参加人员广泛，有各国政界人士、专家学者，工商界领导人、著名企业家和其他知名人士等。
非营利。即不以赢利为目的，旨在为亚洲各国官、学、商三方提供一个共商亚洲发展的高层对话场所，以增强亚洲在世界上的分量。
开放性。即没有排他性，其他地区的政经知名人士均可参加。
定期。本月底论坛正式成立后，将于2002年举行第一次大会，以后每年举行一次大会。
定址。论坛将永久定址于中国海南省琼海市博鳌。