此时不做更待何时◎过分准备和错误估计◎计算成本◎生产力资源◎奖励机制现在你已经对任务清单有了一个大致的了解，接下来我们重点讨论的是完成短期工作任务的具体方法。◆避免犯常见的错误准备得过于充分的推销员会第一时间对顾客的问题作出回答，但是表现得万事皆知、过分热情，反而会让顾客反感。人们在处理短期工作任务中常犯的两个错误是准备过于充分和错误估计完成任务所需的时间。准备过于充分使许多原本可以成功的人与成功失之交臂。那些因为准备过头而失去客户，致使交易量减少的销售员工不在少数。他们工作得很认真，然而由于过度紧张，每一步都谨小慎微，准备了再准备。等到一切终于就绪，要打推销电话发掘客户时，他们把机会搞砸了。因为他们脑子里有太多信息，无法在约定时间内把重要的内容简明扼要地传达给对方。◆总结所有成本任何一件工作或项目，不管大小，预先估算出完成它所需要的资源总和，包括时间、精力、金钱和其他资源，会对你有所帮助。很多员工面对的难题之一是他们经常低估完成一件工作所需要的时间，于是他们经常和时间赛跑，赶着在最后期限之前完成工作。他们的任务清单越来越长，因为他们过于乐观地估计了自己可以在 1天、1个小时内完成的工作量。设定时间限制假设你现在要阅读一个组员提交的一份 8页的报告。根据过去的经验，你的阅读速度大概是 3分钟读一页。这份报告跟其他报告差不多，但为了理解准确和效率，你会仔细地一行一行地阅读。每3分钟读一页，8页的报告，你可以算出完成它需要 24分钟。考虑到某些难懂的地方会减慢你的阅读速度，还有其他难以预料的因素存在，你最好准备 28分钟。假如你没有阅读此类报告的经历，不知道读完一页需要多长时间，怎么办？给自己设一个时间限制。你可以给自己定 15分钟或者30分钟完成这份报告。如果你给自己 15分钟，3分钟过去后，你发现自己只读到第 5页，那么很明显你需要更多时间，你知道 25分钟或 30分钟才更实际。也许你现在没有时间来读完这份报告，但至少你得到了有用的信息。或者你可以在读最后几页的时候加快速度，15分钟内把它读完，并且告诉自己可能需要在以后某个时间，把最后几页再读一遍。利用多余的时间假设你要检查一份报告，给自己定了 30分钟的时间限制。你可能在 24分钟或 28分钟内就完成了，剩下了几分钟。时间估计错误？实际上，这是种很好的状态。假设你给了自己 45分钟，结果 28分钟后你就完成了。“天哪！剩下的 17分钟我该干点什么呢？”也许 17分钟后你有个会议要参加，有个电话要打或者有别的什么事。那么这 17分钟就是你处理手头堆积下来的小任务、为接下来的工作做准备的最好时机，或者什么都不做，放松一下。因此，为了避免作出过于乐观的时间估计，最后要用到的一个策略是把每个估算作出小的调整。多加50%很多职业人士因为低估了完成某件工作所需要的时间，而影响了工作效率。有一个简单的办法可以帮助他们避免这个问题。如果你初步估计完成某个工作需要 24分钟，那么在这个估计的基础上增加 50%，也就是 36分钟。如果你估计需要 60分钟，那么最后分配的时间应该是 90分钟，依此类推。◆整合你的资源想想当你新搬到一个小镇时，你会有哪些事情要做。寻找当地的电话号码簿和人名地址录；寻找医生、牙医的联系方式；给公用设施公司打电话，确保在搬进去的第一天能够正常使用必要的基础设施；弄清楚哪些商店可以买到你需要的东西；与邻居打招呼，熟悉小镇的环境。同样，当你换了工作岗位的时候，你会有一个干净的空办公桌。慢慢地，你会在上面放上办公用品、文件夹、电话簿和私人物品等。你会在你的办公室放上必需的物品，以使自己更高效、更愉快地工作。整合到你身边不管是完成短期任务还是长期任务，你都需要把可能用到的资源集合在自己身边。尤其是短期任务，更需要充足的资源，就像你用传统的方式写信，必须把纸和笔准备好；或者电话会议，你需要准备电话、号码、密码等。如果你第一次接触某件工作，没有什么经验，那么集合资源就显得更为重要。你可以想想，有没有这方面的高手可以给你宝贵的建议，或者想想文件夹以及一些重要的电话号码是否准备好了。在着手短期工作任务之前，准备好必需的资源。把那些你能想到的、可能会用到的设备、物品、人员支持、指导、资金投入和时间都一一列出来。任务越紧凑，这一步越重要。做好这一步需要的只是几分钟的工夫，但养成这种预见性的思考习惯却会让你受益无穷。简单开始任务可能并不总是以你希望的方式开始，外面可能在下雨，楼上可能在制造噪声，你或许希望做点别的事情，但是不管有怎样的外界干扰，你仍然需要按照原定计划开始任务。很多人在开始一项工作之前因为错误的猜想和假设而犹豫不决，浪费了时间。比如，你要写一封信或一份简短的报告，却因为琢磨一个完美的开头而反复修改，致使迟迟不能写完。实际上，简单地动笔开始写，完成后再回过头检查，看看怎样开头最好，这样才是对你有利的做事方法。当你迟疑不决时，你可以让自己迈出一小步，帮助自己开始。这一小步也许仅仅是打开一个文件夹、打一个电话、安排一次会议或找到一个网站。也许你不相信，一旦你开始了，你就会继续前进。不管你开始得怎么样，对大部分短期工作任务来说，开始了就等于清除了前进道路上的一大障碍。◆沉浸的力量逐渐培养这样一种做事方式：沉下心来一次只做一件事。当你把所有的精力投入到一件事情中，成功的机会就会大很多。很多任务同时进行是效率的表现，这似乎成为社会赞许的做事方式，但是你必须抵挡住这种趋势的诱惑。即使是 5分钟的一件任务，静下心去做也会取得理想的结果，它所带给你的喜悦和动力能够让你以良好的状态接着完成后面的第二件、第三件任务。集中精力处理手头的任务能够带给你意想不到的惊喜。关掉聊天工具、电子邮件，把手机设为语音信箱，关上门，现在就开始沉下心来工作。◆奖励机制人类很多的行为心理可以用一句简单的话解释：受到奖励的行为会重复出现。这也包括你奖励自己的行为。为了让自己更好地完成一件工作，事先准备点小奖励吧。它可以是允许自己打某个电话，在附近逛一逛，查看电子邮件，喝一杯花茶，或者其他想做的小事。如果手头的工作让你不愉快，那你就更要做一点自己喜欢的事，然后再继续工作。◆漫长曲折的道路即使你把长期任务都记录在超级任务清单上，你也要时刻对它们保持应有的关注，也不是件容易的事。而且在许多方面，处理长期任务需要和处理短期任务不同的观念和方法。. 准备过于充分使许多原本可以成功的人与成功失之交臂。. 对于完成任务需要付出的努力有个现实的认识，能够帮助你更快地实现目标。. 一旦你开始了，你就会继续前进。. 当你集中精力处理手头的任务时，成功的机会就会大很多。走好征途上的每一步◎认清挑战◎计划路线◎管理软件◎再接再厉从国家元首、首相到一家公司的首席执行官、首席运营官和技术总监，这些领导者在任期内树立的威信和名誉，大多是通过在他们领导之下完成的长期项目建立起来的。只要重大的工作和挑战解决了，偶尔把小事弄糟也没多大关系。长期项目就像是一场长途旅行，路程遥远，任务艰巨。你需要认清挑战，走好长征路上每一步。这里将主要讨论应用于项目管理的工具，包括时间线、流程图和其他可视方法。这些工具既能够提供一个有趣、实用追踪工作效率的方法，又能让你详细了解自己的工作进度。◆认清挑战有时，当你新接任一个职位的时候，难题就已经在等着你了。也许你的职责就是处理某个具体问题，前进的方向也已经提前规划好了。有时，困难会主动来敲门，而你解决问题的能力取决于你选择的方向和你的心态。◆四步法策略如果你跳过了酝酿这一步，虽然有时也能成功解决问题，但你可能错过了一些更有创造性、更独特的解决办法。你面对的挑战可能会以“惊喜”或紧急情况出现在你面前。不管是哪种情况，当你认清了问题所在，并考虑到长期或短期后果时，你就会更好地解决难题。亨利?庞加莱，这位 19世纪的法国数学家发明了一种巧妙解决问题的四步法，到今天仍有借鉴意义。1. 准备2. 酝酿3. 获得启示4. 付诸行动准备是第一步，这时你埋头思考这个问题，并收集有关的所有信息。根据问题的严重性和你手头已有的资源，准备会持续不同的时间段，有可能几个小时，有可能几天，甚至几星期。第二步是酝酿。在收集到相关信息并在头脑中对问题形成了一个框架后，你可以通过沉思、散步或洗个淋浴来扫除杂念，使头脑清醒，然后慢慢酝酿。经过上面两步后，如果不出意外，一个或几个解决办法已经在你大脑里成形了，虽然很多人无法解释为什么。最后一步是付诸行动。按照你的办法行动，一边观察、计算，决定这个办法是否可行。如果不行，尝试第二个、第三个，直到最后解决问题。◆管理工具对于大部分工作目标或那些等着你去解决的问题，下面一些领导和管理工具能够指导你前进。任务越重大，投入的时间、资金和人力越多，这些工具起到的作用就越大。下面要讨论的这些工具都是实践检验过，证明有效的方法。我们将讨论它们最基本的形式，以便让你了解并掌握它们的使用方法。每一种工具都是以挂图或数字显示，所以你应该不会感到陌生。◆甘特图或里程碑图甘特图或里程碑图是一种帮助你掌控某项任务进度的基本工具。它能协助你制订计划、监控任务。你可以在完成每个任务后更新你的图表，你也可以通过对比实际进程和图表上的位置，来判断自己是跟进进度、超前还是落后进度。下面这个例子能让你更好地理解它。假设你制订了一个在未来五个月内提高公司市场知名度的目标。为了实现这个目标，你需要做以下五件事：1 XYZ项目，并在本行业报刊上发行。2 在本行业核心期刊上刊登一篇宣传公司特点的文章。3 完成招聘实习生的试点计划。4 800个电话号码的客户热线服务体系。5.在当地举办一个论坛，邀请业内专家探讨本行业存在的关键问题。以上这些工作必须在接下来的五个月内完成。怎样才能最好地分配你的时间和精力来完成以上任务，达到既定的目标呢？你可以用甘特图把完成以上每一个任务的顺序和时间线清晰地表示出来。如下图所示：一些最基本的信息已经在图标中表示出来了，比如 5个工作任务、顺序（1到5）、开始（B）、进行中（x）和结束（C）。使用其他符号根据实际需要，你还可以使用其他符号来充实这个图表，使它更清晰明了。比如数字可以用来标脚注，虚线可以用来表示过程，首字母可以表示参与的其他人。如上图所示。如果你愿意，你还可以用不同的颜色给每个任务的不同阶段做标记。比如绿色表示开始，红色表示关键阶段，蓝色表示任务的结束。如果想要做得更详细，你也可以把每个任务都用一个甘特图表示出来。利用项目计划和日程安排软件，把所有任务的进度安排和步骤放在一张主图表上。◆项目评估和检查的工具——计划评估图表计划评估图表又叫网络图或逻辑图，是用来管理一个项目的时序安排的工具。它强调不同任务之间的相关性。通过该图表，你可以标出重要的任务，以及每个任务的时间线和重要的路线。其中，组黑线表示重要的路线。计划评估图表是很复杂的，主要依据的是基本任务的收益，可能因为一些约束因素、困难或者一些其他的问题你需要对图表作出修订。计划评估图和甘特图有相似之处，不同之处在于你完成这件任务的步骤之间是相互关联的。如上图所示，某些步骤在关键点可能会相交、会合。就拿招聘实习生的任务来说，你可能需要：制作一本手册。让别人对它作出评阅。安排校对。获得各部门经理的赞同。开始试运行。完善该项目。评价分析。◆流程图你在很小的时候就已经接触过流程图了。也许你三年级的时候，老师在黑板上画了一个圈，然后一个箭头指向另一个圈，接着又是一个箭头指向一个圈……虽然流程图通常是用来表示一个过程，但它也可以在帮助你完成一个项目时，跟进日程对准目标。同样，在使用流程图时，你也可以用颜色标记或几何图形来增加信息，使图表更详细，比如：圆形——接合点方形——信息三角形——“是”或“否”的决定其他常用的符号还包括：直线——直接相关曲线——间断的或不明确的关联虚线——单向或部分关联不管使用哪种图表，你可以创造出自己的一套符号，比如人名的首字母、星号、钩、叉和其他符号。只要在同一个图表中它们表示的意思一致，而且你能记住它们表示的意思就可以了。◆日历方块图如果子目标和相关任务标得太多，日历图跟进起来就会很困难。只有当你让它保持简单准确的时候，它才能发挥最大的效用。如果你希望能够按照进程完成某项工作，日历方块图就是个有效的办法。这个方法很简单，就是把完成这个项目的过程和步骤用日历表示出来。假设你的目标是把月薪提高四千元。从开始的那一天到目标实现的那一天，你可能有 5个子任务需要在日历上标出来，中间可能还会有其他步骤需要完成，才能达到你的目标。假设在这个月 31号之前你需要给新员工安排一次测试。你已经制订了一个计划：22号之前安排一次会议；培训手册必须在 9号之前检查一遍，15号之前校对完毕，19号之前完成。一个月内的计划安排如下表所示：月年在日历方块图中对应的位置填上按计划要完成的任务。你也可以使用颜色和符号标记使它更清晰。当你能够反方向追踪项目完成的进度，并且能够把周末、节假日或休息时间发生的情况考虑在内时，你会进行得更顺利。同样，在完成一生中的重大任务时，在头脑中形成一个计划并设定完成日期也很重要。如果你在工作中需要调度员工、车辆或货物，从而实现最大效率，你一定对这个方法不陌生。然而，这种日历方块图还是最适用于个人目标，因为你可以根据需要对它进行调整。◆项目管理和进度安排变得更简单了由于有了日趋强大的软件，项目管理和进度安排的工作变得更简单了。尽管我在这里向各位讲述的方法很快就会被这些软件淘汰，然而进度安排软件、日历系统和其他的管理辅助工具都有着一些相同的特点。所有的软件都提供某种日程安排表的功能，提醒你准时参加某个重要活动，避免时间安排冲突。项目进度安排软件能够让你自由选择图表类型，甘特图、计划评估图表、流程表或日历方块图。通过下拉菜单、插入符号、拖放功能，你可以快速插入子目标和相关的任务，标明开始和结束的日期，还可以使用颜色和其他标记增加信息，创建一个清楚明了的进度表。你也可以把它打印出来，随身携带，还可以设置提醒功能，以便及时发传真、打电话或做些其他有助于你实现目标的事情。你可能已经意识到，实现目标最关键的因素不是这些工具，而是管理好你自己。这些辅助工具能够起到很大的帮助作用，然而只有你自己才能决定何时前进、何时后退。如果你不遵守图表上的进度，整个过程就失去了意义。如果你试图同时完成几个任务，你可以让这些图表看起来如此，但实际情况只有你自己知道。个好习惯如果时间线太紧，项目会很快出现问题；如果时间线太松，你会失去重点。一旦开始了某项任务，你就会对完成它需要多长时间有个更清晰的认识。世事难料。安排进程时要考虑到这一点。使用图表来制订进度，监督工作进展，达到目标。一旦你不跟进进度，任何项目管理和日程安排软件都会让你失望。监控的重要性◎自信和乐观也会阻碍进步◎方向修正◎聪明的经理有先见之明◎进度指示器项目越重大，监控进展情况就越重要。在耗时很长，需要利用很多不同资源的重大项目中，监控项目进展是获得成功不可缺少的关键一步。假设你没这么做，如果你很幸运，你会在最后关头发现问题，于是你就要争分夺秒地补救，不但自己加班，而且还让组员加班。最后你成功了，但是没人喜欢你。这里将告诉你如何监控长期项目的进展，这样你才能预见问题，并及时解决问题。◆监控还是放弃为一个项目制订计划需要你和别人交谈，安静思考，在办公桌前工作。参与一个项目需要你跑上跑下，核对不同的内容，还有打电话、做记录……身为一个项目经理，你应该能够熟练处理所有事情。及时返回正轨在项目早期阶段即使出现很小的偏差，如果不加以改正也会产生严重的后果。因此，唯一的办法是坚持对进程进行监控。在项目管理中，“偏离轨道”是常见现象，紧随其后的是“修正航向”。比如，大部分乘客不知道，普通航班在飞行中大多数时间都会偏离轨道。飞机起飞，按照一定的航线飞行。由于大风或其他因素，飞行员发现自己轻微地偏离了轨道，于是他立刻调整，回到正确的航向上。几分钟以后，他可能发现自己又向另一个方向偏离了航向。在整个飞行过程中，飞机时不时偏离航向，然而借助先进的导航系统和飞行员丰富的经验，飞机总是能回到正确的航向。最后，当飞机到达机场跑道，安全着陆的时候，飞行任务就圆满结束了。如果飞行员在途中把每一个小小的偏离航向都向乘客通报，乘客一定会吓晕。他们会对这个飞行员、所有的机组人员，尤其是这个航空公司失去信心。由此可见，在航行中不断监控、调整航向是常规，而不是意外。合适的人选你管理的员工越多，开支就越大；利用的资源越多，资源之间的相互关联就越大，项目就越复杂。但是正确的资源组合能产生惊人的效果。要想组成一支胜利的团队，需要领导才能、努力工作和好运。随着项目顺利进行，一支优秀的团队成员会比刚开始时拥有更高的工作热情，团结合作，就像一支领先的棒球队勇往直前，势必要拿到冠军。团队的高效率能够让你节约时间和资源。团队成员在一天的工作结束时，都会感觉良好，并以饱满的精神迎接第二天的工作。◆反馈的重要性对于重大项目来说，不超出预算、按时完成任务，并取得理想的结果，就等于立了一大功。及时获得反馈能让成功变得更容易。有时，虽然写工作报告的任务催得很紧，但却得不到及时的反馈。这时，你需要考虑其他办法，比如求助于别人，加快获得反馈的速度。通常，你不能依靠总经理给你及时、深度的反馈，因此你必须自己监控项目的进展。写工作报告也许只是职责所在，但是监控项目的进程则与项目的成败息息相关。不少项目经理都有过这样的经历，过分关注看似有用实则对整个项目意义不大的琐碎小事，因而忽略了大的方向和进展。◆预见挑战前方的道路上会有哪些路障和障碍？你考虑过这些问题以便自己能够提早做好准备吗？今天采取的某些行动虽然不是当务之急，却能保证项目在以后几个星期或几个月内顺利进行。与下属多沟通，关心他们的工作状态。即使在项目开始的时候，所有人都热情饱满，齐心协力，你也不能认定这种状态会永远持续下去。缺乏沟通或沟通不良会导致严重后果，而让员工清楚前方存在的困难和挑战，能够让他们更好地理解目标，他们也会更喜欢你的领导风格。项目计划比公司使命更复杂、更具体，而更容易被忽略、误解和违反。通常，人们不会去读项目报告，即使读了也不会理解。有些人用笔在这里做个记号，在那里做个记号，就觉得他们已经掌握了足够的背景资料。◆值得考虑的建议在监控项目进程中，怎样才能以最少的投入获得最大的回报呢？指定一名得力干将，让他在某天下午花一两个小时把项目作一个彻底的检查回顾。不管他发现了项目中存在的什么问题，你都要重重地感谢他。或者，你也可以和公司的另一个项目经理达成一个互惠协议。你定期监控他负责的项目，而他监控你的项目。或者你可以找一个问责伙伴，他可以是你的上司、顾问或别的项目经理，和你一起按预定时间共同监控项目。任何时候当你发现项目中某些地方和原计划有出入，你就应该采取行动。越早作出调整，越容易回到正轨。测量成功的指标按时在预算内完成项目是工作成功的一个指标，但不是唯一的指标。项目是否达到了预期的质量和效果？公司高层对它是否满意？客户、顾客和最终用户是否会因为这个项目而对公司大加赞许？类似这些的反馈信息才是衡量项目成功与否的、最具说服力的指标。数字指标有时，一个简单的计分就可以用来衡量项目是否成功。比如，你的任务是要设计一款新的安全程序。设计完成后，在公司的某个部门试运行，“安全运行一些天后，没有出现问题”，这就可以作为衡量这个程序的指标。如果不能用数字大小衡量，你可以使用主观评分系统。比如在跳水比赛中，没有判断一次跳水好坏的绝对标准。裁判们亮出他们的比分牌，8分、9分……经过简单的计算，最后的结果就出来了。你的团队成员也可以对他们在某一天，或某个子任务中的工作表现作出评价。如果他们愿意，你也可以请部门经理、高级主管和其他董事对项目进行评价。但是你自己的评估才是主要的，外部观点只是个补充。对项目的哪些方面进行评估？——每一个重要的方面。另一种指标如果你的老板是个监管很严的人，当他让你放手去做时，就意味着他对项目的进展很满意。一个经理曾经说过：“只要上司管理、监督得力，给下属施加足够的压力，几乎每个项目都会成功。”有时，可以用符号代替数字进行评价。就像在天气图中，笑脸代表晴天，没有表情的脸代表阴天，皱眉头的脸代表大雨天，你可以设计一张表情图，用幽默的方式把项目组成员的反馈信息在图上表现出来。你也可以用自问自答的形式。比如，我怎么知道任务？是不是让所有人都满意？答案可能是：老板听完后立刻露出了笑容。平时事必躬亲的老板换上了让你放手去干的态度。项目组的同事非常高兴，决定下班后去附近的酒吧狂欢。这些虽然都是主观判断，但是如果在项目完成之前来看，它们比其他指标更能说明项目进展的情况。◆项目审计员的参与如果是重要或长期的项目，你可能需要接受审计。审计员通常在现场工作。根据项目的实际需要，他们可能会详细检查记录，调查采访组员和客户，检查资金流动，观察项目管理人员的工作情况，检查设备等。完成所有的审计工作后，他们会制作出一份书面报告供所有相关人士阅读，也就是对你作为一个项目经理的总体评价。如果你够幸运，这份审计报告会为你的事业更上一层楼提供关键的机会。如果你运气不佳，它会把你鞭打得遍体鳞伤，你不得不想尽办法进行补救。总的来说，项目审计是一件可以让你目瞪口呆的事。如果你不得不面对，请全力配合，否则只会自找麻烦。◆长期项目中保持动力如何在为期好几个星期，甚至好几个月的工作或项目中，保持前进的动力，下面是其他一些建议：每天对项目的某个方面进行监测，即使是最小的部分，你也会发现每天监测的价值。轮流监测项目的重要部分和微小部分。有重点固然重要，但有时必须检查了某些小部分才能继续前进。有时，会发生意外情况，需要你随时寻求帮助。而这些可能不在你的原计划之内。不管在项目的哪个阶段，采取“分而治之”的心态。不管你计划得有多周详，监测得有多仔细，长期项目中的某些问题仍很难克服，把它们分解成一个个小任务，沉着应战。很多项目超出工期和预算，是因为经理过于自信，认为没有监测的必要。人们太容易因为陷入对工具的依赖而忽略项目中最基本的东西。按期、在预算内完成项目是项目成功的基本指标。设立项目评估指标能帮助你在不同阶段掌握项目的进展情况。如果你不得不面对审计，请全力配合，否则就是自找麻烦。每天对项目的某个方面进行监测，即使是最小的部分。
