小改变，大收获◎学习 80/20法则◎改变你的工作方法◎找到你的杠杆◎从资源中获取力量意大利经济学家维弗雷多?帕累托（1848～ 1923年）在 1906年通过观察得出，意大利 20%的人口拥有 80%的财产。后来在种植蔬菜的时候又发现，20%的豆荚产出了 80%的豌豆。这些观察成为了帕累托法则的基础，该原理后来也被称为 80/20法则，主张是小的诱因、投入和努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。你也许听说过 80/20法则，但在这里我们要把它运用到提高工作效率、实现职业目标中去。◆帕累托——实现力之父帕累托认为大的产出、结果或酬劳来自小部分的努力和投入，也就是后来的生产力专家们提出的“把精力放在重要的少数、而不是琐碎的多数”。帕累托的这一研究成果可以应用到很多领域，比如大企业、机构的管理和个人的人际关系、人生规划等方面。一家会计公司，20%的员工创造了该公司 80%的收益。一家五金店，80%的收入来自 20%的商品。因此，不管是大公司还是小企业，业主和经理们都致力于找出这些创造了 80%价值的 20%的销售人员、客户、产品等投入。同样，那些只创造了 20%收入的 80%的销售人员、客户和产品也应该被找出来。就拿五金店打比方，如果经理知道带来 80%收入的 20%的产品是哪些，他会把这些产品放在店里最显眼、顾客拿起来最方便的地方，而把其他产品则会被移到别的地方。◆ 80/20法则和你的事业你经常听到人们抱怨说，时间不够用，还有很多重要的事情没有完成。对大部分人来说，之所以会产生这样的结果，是因为他们把注意力都放在了琐碎小事上，也就是那些只产生 20%结果的 80%的投入上。如果你能分辨出工作中的哪些方面能帮助你获得最快、最有效、最好的结果，而且你能从思想和行动上抵制那些意义不大的琐碎小事，你就能很容易地提高自己的工作实现力。最简单的办法，就是从清除收益小的 80%的投入开始。改变你的方法当你把帕累托法则应用到工作中去时，可能会发现一些有趣的现象。比如，你今天列出的工作目标中的 20%，可能产生了以后 80%的成功和满足感。也许你很难理解，在你的同事中，只有 20%的人给你带来了工作中 80%的想法、见解、指导和帮助，你和同事之间沟通、交往的80%的愉悦感也来自于这 20%的人。如果你负责一个工作流程，是不是 80%的延误都是由 20%的原因造成的呢？如果是这样，你能不能找出这个根源，采取措施，从而改善整个流程呢？如果你是一名客服经理，是不是发现 80%的顾客投诉都是由服务中 20%的那部分造成的呢？如果是，你可以考虑这两个选择：改善这 20%的服务，或者因为太困难、没有价值而直接取消这些服务。很可能，你的备忘录或记事簿中，只有 20%的事情需要你付出80%的精力，而其他的 80%可以当作垃圾处理。如果你负责一个网站，考虑一下这个问题：是不是 80%的网友只关注该网站 20%的内容，如果是，有没有什么办法可以让整个网站更有吸引力。小改变，大收获付出很大的努力，获得很少的回报听起来不是明智的做法，但我们中的一些人一直在犯这样的错误。他们不会区分“重要的少数”和“琐碎的多数”，往往是投入了 80%却只收获了 20%。在你的日常活动中，只有 20%的行为产生了 80%的结果。因此，你应该尽量使自己绕开那些既浪费时间、又收益甚微的行为。你可以回顾我们在之前提到过的重要任务和紧急任务之间的区别，检查你的任务清单，然后作出选择。作为一个有事业心、有前途的职业人士，你需要对自己负责，在处理工作任务、项目和其他重要事务的方法中，作出一些改变，这样你才能不断把精力投入到高产出的行为中去。◆保持警惕有时，你不得不处理产出低的那 80%的“琐碎的多数”事物。它们可能是你职责的一部分，可能是分配给你的任务，也可能是微小但紧急的任务。没关系，有效应用帕累托法则并不意味着所有低产出的工作都必须消失，相反，它们会伴随你工作的每一天。问题的关键在于，你把主要时间都集中在了高产出、重要的工作上。你需要养成这个习惯，并渐渐地让它成为你性格的一部分。最后，作为一种升华，你可以在生活中自由地运用它。对时间的自由控制意味着每一分钟都是新的，而不是前一分钟的延续，你应该对接下来的时间和精力的安排作出新的抉择。帕累托为我们每个人都打开了一扇通往更高工作效率的大门，而是否走进来则是我们自己的选择。高效、有实现力的职业人士意识到了找出具有战略意义、产出最大的那 20%的重要性。比如，你从事销售业，有 20种可以和潜在客户打交道的方法，也许其中 20%，也就是 4种方法证明最有效，理所当然，你应该把重心放在这 4种方法，而不是其他 16种方法上。随着信息、沟通和工作任务的不断增多，有时很难判断产生最佳结果的那 20%努力是哪些，这时，你需要回顾和反思。把你的文件夹、项目有关的资料再仔细阅读一遍，思考哪些方法有效，为什么有效。◆给领导者的启示如果你是公司经理，或者经营自己的企业，你会发现帕累托法则在管理中非常有效。问问自己，你的公司或行业中的 80/20法则是什么？那些能够创造高于一般利润的公司、竞争对手到底赢在哪里？找出属于自己的专业领域最大限度地发挥自己的长处为你带来的不是小优势，而是巨大的优势。不管你为顾客提供的是什么，在这个市场上总有让你超过他人的方法。80/20法则告诉我们专业化相对于大众化，通常是更明智的选择。找出你的优势，比如你在工作中、培训中表现最出众的地方，通过作出勇敢、果断的抉择而稳固自己的领导地位，致力于在属于你的领域成为专家。继续努力你个人或公司的哪些投入产生了最大的回报？找出这一机会领域，超越它，也许你会获得两倍，甚至三倍的收益。如果顺利的话，继续努力，增加投入，因为你已经认识到了这是个回报率很高的投资。如果事情进行得不够顺利，停下来想一想原因，然后果断决策。计划修改得越早，对你越有利。增强实力你工作中的弱项可能会伴随你很长一段时间。与其花时间和精力掩盖自己的弱点，倒不如争取得到帮助。取决于你从事什么职业，处于什么位置，在大部分情况下，你需要他人的协助和支持才能成功。在商业关系中，慎重选择合作伙伴是非常重要的，正确的盟友能起到关键作用。实现目标往往需要合作伙伴或一支羽翼丰满的队伍。有着明确目标和恰当资源的队伍能够获得巨大成就，他们是那种在墙上贴了这样标语的队伍——“奇迹在这里发生”。关于建立商务关系，奇怪的一点是，人们相互之间合作往来，核心原因是出于友善。短期来看，你可以和任何人建立这种合作关系，即使是你不愿意遇见的那类人。但长远来看，合作伙伴之间最好能相互欣赏和喜欢。试着培养友谊，分享经验，找到共同点。滴水之恩，涌泉相报。◆用杠杆作用激发你的努力杠杆作用在这里也很适用。杠杆作用可以解释为以最小的努力产生最大的结果，通常，它指的是在你已经取得的成就和将来能够实现的目标之间建立的联系。帕累托法则鞭策你找到创造 80%收益的那 20%努力在哪里，而杠杆作用则帮助你把工作效率提高到一个更高的层次。贯彻执行和再利用假设你需要在公司作一个演示报告，告诉员工如何更有效地收集数据。你为这次演示所准备的资料或提纲可以再利用，整理成一篇文章，删除与公司相关的特定内容之后，你就可以把这次演示变成具有一般用途的关于收集数据的文章，甚至将它发表出来。如果你将演示录了下来，你可以很方便地把内容抄写下来，稍作修改就可以成为一篇完整的文章。这样，你的一次努力得到了两次有效的利用，这就是杠杆作用的精髓。将你的发现推广运用不管你有没有写作的热情和抱负，思考一下你所取得的成就、想要实现的目标或其他事务中，有没有和写作相关的。如果你不这样做，那将是你的一大损失。如果你成功解决了你们部门曾经面临的某个难题，而其他部门发现他们现在也面临类似的情况，你是不是应该主动和他们分享自己的经验，帮助他们解决难题呢？帮助同事是你的职业生涯中值得荣耀的一件事。它同样也符合帕累托法则。给你的部门带来了有效结果的努力现在施与其他部门，并将产生同样有效的结果。◆从外部资源获得杠杆力量杠杆效应是财富。当你用最小的努力获得了最好的结果时，这种成就感会激励你前进。除此以外，节省了的资源能够让你处于更有利的地位，取得更多成功。有时，我们可以从人际交往中获得杠杆力量，实现双赢。假设你办公室里的某个同事很擅长一个软件程序，而这个软件恰好是你的薄弱环节，于是你向他请教这个软件，作为回报，你指导他你自己所擅长的领域。如果你和办公室里的 20个同事关系都比较亲近，按照帕累托法则，和其中 20%也就是 4个人的人际交往就能够产生较高的情感价值。情绪带动者？如果你希望实现事业上的成功，成为一个有实现力的人，有时你需要走出自己固定的套路，扩大你的视野和胸襟，注意他人，这样你会发现资源的优化组合如何产生惊人的成果。对你有利的资源如果有必要，你可以开始把身边潜在的、对你有利的资源分类整理。有没有和你从事同一行业的家人、朋友？把那些和你在同一个公司，可能会对你有所帮助、有所指导的人的名字做成一个名单，那些在不同公司的列在另一个名单里。思考下列问题：你掌握的最重要的信息资源有哪些？公司订阅了哪些可读刊物？你应该订阅哪些刊物？有没有被你忽视的网络资源？有没有值得阅读的电子刊物？?你有没有参加任何商业组织或民间、社会团体？有没有现在可以利用的资源或机会？?在这些团体里有没有可利用的人际关系？?哪些团体、组织可能会帮助你获得知识、技能或人脉，而值得参与？当你开始以新的眼光看待周围的世界和资源时，你会了解到，工作中通往成功之道有时需要转个弯。向他人学习思考一下有没有什么交换可以让你加快速度，取得理想结果。其他成功人士有哪些经历？他们经受过哪些磨难，有哪些教训？你能从中学到什么经验，使自己更快成功？这就是杠杆作用最好的表现，这就是用 20%的投入获得 80%的回报。如果你想出做一件事的方法，你会不会教更多的人掌握它、推广它，使它标准化、现代化，获得更广泛的用途？80%的努力只产出了 20%的结果，而 20%的努力却产出了 80%的结果。通过利用你的强项，你创造的可能不仅仅是一个小优势，而是大优势。从过去的成功经历中吸取教训和经验，为下一次成功做准备。充分利用身边的资源，取得理想结果。把帕累托法则和杠杆作用应用到工作中的各个领域。136永不拖延◎拖延时间是普遍现象◎为什么推迟？◎开始的技巧◎可以令人接受的推迟拖延是一种把事情往后推迟的行为，既包括迟迟不肯开始，也包括开始了而不完成。这对大部分人来说，都是实现工作目标前进道路上的一大绊脚石。有时，最完美的计划也会被无限期搁置。你想到了进行一个项目的伟大计划，但是一个星期又一个星期，一个月又一个月过去了，你还是没有付诸行动。◆工作中每个人都拖延每个人都会犯拖延的毛病，不管你是公司高管、企业家、退休老人、学生还是其他什么人。即使你是一个拖延成习惯的人，你也有其他闪光点。庆幸的是，没有人在任何事情上都拖延，而且大部分人在重要工作上从不拖延。有些人把工作往后推，是因为他们对重大任务采取谨慎的态度。然而，他们却很容易陷入拖延的陷阱里，希望你不是其中之一。工作环境上的阻碍有研究发现，做事拖拉的人通常是容易放弃的人，或者是完美主义者，渴望别人的肯定而害怕失败。现代办公环境中的噪声和混乱，在很大程度上是由小隔间造成的。和所有的同事一起在一间大办公室的小隔间里工作，四周的噪声和干扰，使得原本注意力就分散的员工更难集中精神工作。办公环境中太多不利因素造成了员工做事拖拉的习惯。面对繁重的工作压力和众多的干扰，你不禁要问：人们还能像以前那样专注集中吗？注意力被如此分散，专心致志处理一个问题的能力会不会消失？如果你拖延工作的频率很高，那么你需要借助精神和思想上的帮助。毕竟，网络、手机等只是你推脱理由中的一小部分，将来，市场上会出现更多、更诱人的干扰因素。◆找出问题的关键遗留下一件未完成的任务，会导致更多任务无法完成。不管是大事还是小事，未完成的事情累积得越多，你就越难开始做其他的事，渐渐地，拖延就成了你一贯的办法。你必须从思想上给自己敲响警钟，行动起来，不管是大事，还是小事，都坚持从头做到尾，逐个攻破。如果你坦诚面对自己的缺点，那么你已经在克服它的道路上，迈出了一大步。找出原因有时，你一直把某件工作往后推的真正原因是没有弄清阻碍你行动的心理因素：也许你对这一工作存在着矛盾的看法。也许你觉得它不值得去做。?也许你一开始就讨厌做这件事，但你没有拒绝，所以不能让自己言而无信。不管原因是什么，一旦你把心理顾虑找出来之后，就更容易克服障碍，开始工作。解决问题如果你是受某种畏惧心理的困扰而退缩，请尝试下面的方法：正视畏惧心理。这样你就为开始手头的工作做好了更充分的心理准备。因此，不要掩饰恐惧，勇敢面对它。当你发现自己对开始一件必须完成的任务保持沉默时，用这些短语鼓励自己：“我将……”“我想……”“我很乐意……”，大声对自己这样说。还有一个办法，就是找一个你信任的前辈“刺激”你一下，他们鼓励的话语会对你起到非常重要的帮助。在其他任务上，你也可以找一个值得信任的伙伴，他能够帮助你开始行动，监督你完成任务。◆引导自己有些人认为他们应该在“完美时机”来临时开始某项工作。但是客观说来，对于大多数任务，并没有什么“完美时机”，所以放开手去奋斗吧。开始一项工作或项目的时候，人们通常会因为没有一个清晰的想法或行动步骤而推迟行动。不要被诸如“怎样开始”或“从哪里开始”的这类问题捆住了手脚，很多时候，抛开顾虑、开始走下去更重要。找准一个出发点，尽管它不是完美的起点，比如，有一件非常复杂、重大的任务，你可以把它分解成独立的子任务，从简单的子任务着手，顺利完成之后就有了继续前进的勇气。直面挑战如果你面对的项目太困难，让你不知从何入手呢？在这种情况下，怎么才能突破重围呢？把项目文件夹拿出来，再看一遍，寻找熟悉的感觉，也许这会是一个不错的开始。有时，仅仅整理一下资料，把它们分类归档，标记出重要内容也许就会是一个成功的开端。至少你现在对这个项目有了更全面、更清晰的认识。假设你开始一个项目时遇到了很大的心理障碍，告诉自己一定要在 4分钟之内行动起来，而通常到了第 4分钟，你就不会再犹豫了。很神奇，但值得试试。当你 5分钟完成了一件任务后，你会有更多精力接着去做另一件 5分钟的任务。如果是 5件 5分钟的任务，每完成一件，你就会有一种成就感，鼓励你完成下一件任务。这样的话，5件 5分钟的任务比一件 25分钟的任务更容易完成。克服干扰整天在充满干扰的办公环境里工作，让本来就疲惫、注意力下降的员工更难集中精神工作，这样的工作环境直接导致了职业人士在工作中的推脱、拖延。不管你手头的工作是什么，干扰越多，越容易推脱。假设现在有许多事等着你去做。每件事只花上 5～ 10分钟就可以完成，并不是那么困难，但是你一想到要处理那么多事，也许就开始打退堂鼓，找借口拖延。积压的任务越来越多，你会觉得压力越来越大，这些原本简单的任务，也变得越来越难以完成。有时，迈出开始的这一步，即使是最小的一步，也比什么都不做好许多。榜样的力量找找看，也许你身边就有值得学习的“行动派”榜样。和你在一个办公室的同事中，有没有积极上进、精力充沛的行动榜样？向他们学习，你会有意想不到的收获。同样，如果身边有人面对着和你同样的任务或挑战，和他结成同盟，这样，你实现目标的希望就会更大。◆改变拖延的习惯当你的身体获得充足的睡眠和营养时，你才能更好地工作。相反，如果你睡眠不足，饮食不规律、没营养，即使是最简单的任务也会显得很困难。你把工作或事情往后推，一半的原因是疲惫。克服拖延下面是一些克服拖延习惯的方法，其中一条或许会在某一天、某个情况下，对你起到帮助。假如你的工作任务繁多，一个项目接着另一个项目。你把项目A往后推迟了，接着又来了项目 B。项目 B更复杂，更具有挑战性。对比之下，项目 A显得没那么棘手了，从项目 A着手。这样，在项目 B的压力之下，你会坚持到底。如果某个人正在等着你的结果，或者等着你告诉他事情的进展，这会在很大程度上督促你按时开始工作，并坚持下去。在工作中没有像在家里那样拖延，原因之一是工作中，你需要向上司报告进展和结果，而你的收入也和工作表现直接挂钩，如果没有按时完成任务，会受到相应的惩罚。当有太多文件进入你的视野，通常会对你开始某项工作产生阻碍作用。当你手头只有一件任务或一个项目，你能保持头脑清醒，专注于这件事的机会就会大大提高。假设你必须在下星期一着手一个项目，现在你对它有抵触情绪。怎样才能让自己有更积极的心理准备呢？一个有效的办法就是在这周五浏览项目有关的文件、资料，周末不需要做任何事。这样，你已经进入了工作状态。周一来临时，你会觉得这个项目并没有想象中艰难。痛苦有时是最有效的激励因素。如果把这件事拖延下去，会有什么样的后果？如果你想清楚了推迟某项工作，或迟迟不开始某个项目将要经历的痛苦，也许你会立刻开始。有时，开始一项工作唯一的方法就是抛开顾虑，一头扎进去，不让自己有回头或迟疑的余地。你会惊奇地发现，这个方法并不像听起来那么没用。它会让你松一口气。借助成功经验不管是首席运营官，还是新人，面对的工作任务越繁重，就会越倾向于拖延。谁没有曾经被工作压得喘不过气来？即使不是重要任务，而只是日常小事。现在想想，你拖延的大部分任务其实只要几分钟就完成了。如果你现在想把某件工作往后推，想想以前类似的经历。当你最后克服困难，着手那项工作并坚持完成它时，你感受到了怎样的喜悦和满足。也许当时的这种幸福感和成就感，就是激励你现在开始行动的良药。◆这都需要做吗？有时人们推迟手头的任务，是因为它不需要现在处理。我这么说，并不是为你提供一个巧妙避开工作职责的借口。你应该会意识到，有时推迟某个任务存在着正当理由，比如它不值得做、不需要你来处理，或者不需要现在就处理，等一等反而更好。把困难的任务移交他人有些人永远弹不好钢琴；有些人永远无法成为编程高手；有些人永远写不出有创意的文章。承认这点，因为这是人的本性。有时你可以考虑把工作任务的一部分，移交给他人处理，尤其是你不喜欢做或不擅长的部分。我们必须承认，对每个人来说都有这样一些任务：不管你多努力地尝试，多认真地学习、练习，你都做不好。如果你能想象吉姆?卡斯卡特在他的书《橡果法则》里所说的“培育先天”，那么你需要发挥你的优势，通过获得帮助来弥补你的缺点。当推迟是正确的选择时在有些情况下，推迟行动才是正确的选择。比如：你不确定这件事会不会给你带来期望中的收益。有时你觉得值得一做的好主意也许只是一个好主意，仔细考虑，你觉得它不值得你花时间和精力去做。有时推迟一项工作，会给你带来战略上的优势。比如三个星期以后再开始，你会准备得更充分、拥有更多资本、时机更成熟。你还没有下定决心或对自己作出承诺。通常，一开始的冲劲会让你加大前进的步伐。但是，如果你意识到自己还没有完全做好心理准备时，你可以考虑之后再作决定。不要把这些当做推脱工作的万能借口。这些只是告诉你，在开始行动之前，有必要进行更多的思考和准备，或者现在还不是最好的时机。庆幸的是，没有人在任何事情上都会拖延，而且大部分人在重要工作上从不拖延。未完成的事情累积得越多，不管是大事、还是小事，你就越难开始做其他的事。当你睡眠不足，饮食不规律、没营养，即使是最简单的任务也会变得很困难。有时，启动电脑、打开某个文件夹，这些简单的动作就能让你行动起来，开始你一直拖延的工作。当你手头只有一件任务或一个项目时，保持头脑清醒和专注于这件事的机会就会大大提高。
