习惯三　你是它们的主人
跟“纸”过招
◎纸张带来的烦恼
◎表格漫天飞
◎合并和清理
◎安静思考创造奇迹
尽管现在网络已经是如此发达，但是在办公场所，铺天盖地的纸张现象仍然没有多大好转。各种传真机、打印机、复印机，它们每天都在制造者各种各样的纸，我们几乎相互把对方淹没在了纸张里。
◆把纸张垃圾拒之门外
为什么在工作中会被纸张压得喘不过气来？人们会给自己找各种各样的借口，比如是别人迫使他们收到越来越多的期刊、杂志，是别人让他们收到越来越多的邮件。事实是，除了你自己，没人让你这样做。
一个奇怪的现象是，我们试图消化的信息越多，我们越能找到更多信息。我们就像一台信息总机，惊叹于我们掌握的信息量如此之大。为了确保每一秒都过得充实，我们打开了一封新的垃圾邮件，或者浏览一份无关紧要的新闻快报。
积累，出于本性，会偷走你的时间。最初你收到它们，然后把它们放好，阅读它们，把它们移到别的地方，整理它们，或者把一些归档，把另一些扔掉，再移到别的地方，最后你举起双手，陷入绝望。
如果每次这些东西出现在你的办公桌上的时候，你都能定期及
时整理、清理的话，你的事业会怎样发展下去？你很可能有更多的
时间，取得更多的成就。
整合清理
在每一天、每个星期、每个月、每一年的工作中，你需要处理无数的备忘录、报告、报纸、简报、传真、新闻快讯、杂志、日程表、宣传册和其他各种各样的杂物。现在，你被太多的纸张包围了，减慢了你的工作效率。
抓住那些对你工作重要的信息，掌握它们，把其他的甩在后面，这并不是建议你对所有的信息都置之不理，而是在告诉你：理智地选择那些值得花时间和精力的信息。绝大多数企图吸引你注意的信息都需要被忽略。
为了保证工作中的条理和效率，我建议你减少现有的信息处理量，有意识地选择值得你花时间和精力的信息。如果你害怕会因此而错过一些关键信息的话，这种担心是没有必要的。各种信息渠道的信息过剩，比如期刊、互联网、简讯或公司的内部网使得你错过一些重大发展信息的可能性几乎为零。
怎样处理这些纸张
在办公室收到一本杂志或期刊，即使是一本你确实想要的杂志，但是你需要一整本吗？你应该把它精简为重要的内容。通常你可以撕下并保留重要的几篇文章，其他的则可以回收。不管是一本多厚的书，你都应该养成这样的处理习惯。
每次有一大堆信息要处理时，我就会把它分解成最有用的几页。
的人和原本要处理表格的人都能够省掉许多的麻烦。当你成功地减少或省去了表格时，你会收获越来越多的惊喜。
◆在纸张控制你之前控制它
特里?鲍罗森博士在其《他们是防弹经理人，不是吗？》一书中建议道：“如果你拿起了一张纸，读完了它，至少要知道它该放进哪个文件夹，用笔在右上角标一下，免得下次归档前还要再读一次。”
要想在工作中有条理，并一直保持下去，处理纸张仍然是头等
大事。你的使命，就是坚持使自己在那些向你涌来的文件中处于主
导地位，除此之外，别无选择。
在决定哪些需要归档，哪些不需要时要慎重。不要把所有堆在你办公桌上的物品都扔掉，但是也要认识到，如果你让每一张有用没用的纸都进到你的办公室，麻烦就会开始。每一页没用的纸都可能影响你保持条理性的能力。
每天都尽量使自己的办公桌整齐干净。傍晚，清理好书桌后，为你白天的成就好好鼓励一下自己。
精简信息
当你收到一大叠资料时，快速浏览，找出重要的几页、段落或相关信息。
清理书桌、整理文件夹、回复邮件、更新工作日程，这些会使你觉得自己已经处于支配地位了。接着，会有更多需要你分心的事务来到你面前。新的电子邮件需要回复，新的信件需要处理，一份重要的传真，电话铃又响起来了。一瞬间，刚刚才建立起来的秩序感似乎蒸发了。
我们每个人都有一天的条理被打乱的类似经历，其实，有一些
到掌控之中的重要性。
. 看看你制作的哪些表格是不需要的。
. 精简所有你收到的文件、资料或其他信息。
. 不要自找麻烦，退出垃圾邮件名单。
. 在一年中的最佳时机（新年、初春、生日、搬家）清理文件。
习惯三　你是它们的主人
拿什么拯救你，电子邮件
◎电子邮件占据了你的一天吗？
◎为什么电子邮件会让你上瘾？
◎基本原则和常识
◎摆脱电子邮件的烦扰
为了准备一次在商业印刷企业年会上的演讲，我拜访了当地一家大规模印刷厂的运营副总裁，他在办公室接待了我。他有一个见解给我留下了极为深刻的印象，同时也一直是我努力的目标：不要让电子邮件支配你的一天。这句话对于如何实现工作目标也有着非常重要的借鉴意义。
◆电子邮件只是工具
当然，你在一天或一个星期之内收到的重要电子邮件，是值得你花时间和精力去应付的。但是，如果你的时间和精力是被电子邮件而不是计划中更重要的工作所支配的话，这些等着你去完成的工作会变得不那么重要，结果也不会像你计划中的那么令人满意。
电子邮件和普通邮件、电话一样，只是一种交流工具。它取代了面对面的交流、邮件快递、偶尔的会面和直接交谈。它所有的这些功能虽然重要，并且给你带来了便利，但并不代表它可以取代你，支配你的工作、时间和你的一天。
◆管理邮件的智慧
韦恩认为，对大部分人而言，管理书桌上那一大堆文件，已经是一件困难的工作了，更不用说要管理他们电脑里的那些邮件和信息了。“你收集的垃圾越多，你可用的空间就越少。电脑会让我们保存更多没用的信息。”
尽量减少保存的信息可以为你节省时间。
如果你每次都要在几百条信息之中找到你需要的信息，那么你的效率太低。实际上，你收到一条新的信息之后，许多存储过的信息都会变得多余。及时更新信息，往往比一下子面对堆积成山的、未整理的信息要容易许多。
把邮件里的信息存到硬盘
如果你所在的公司用电子邮件服务器存储邮件，为了防止服务器爆满，系统管理员会给每位使用者的邮箱设置一个容量。了解你邮箱的容量，并提前做好准备。你可以把邮件信息保存在你的电脑硬盘的一个邮件文件夹中。
如果你不使用邮件服务器，那么你就要为你的邮件备份。为了
谨慎起见，你可以把重要的信息存储在 CD或 DVD里，或者把它们制
成文档。
上午阅读邮件
早晨到达办公室，先不要急着工作。你可以在忙碌的工作到来之前，安静地思考几分钟，为这一天的工作做个安排。
对有些人来说，打开邮箱是一天工作很好的开始。也许你这天的工作计划，跟你收到的邮件有关。你可以在一天的工作开始之前看邮件，也可以在完成一天的工作任务之后再打开邮箱，这取决于你的工作性质。如果你的职务是助理或秘书，你的邮件通常是关于
目有关的内容都保存在这个文件夹里。这样，双方的谈话内容你都
有文件记录，以便日后查证。项目结束后，你可以删除整个文件夹、把它和其他文件合并、
摘取其中重要的部分或者把它归档。
设定时限
如果电子邮件不是你的工作职责，不要让它影响你一天的工作。找出你一天中效率最高的时间，在这段时间把电子邮件挡在外面。
如果你通常在下午 3点最没精神，可以在这个时候安排半小时
查看邮件。遵守这个时间限制，否则你有可能把一整天都浪费在查收、
阅读和回信上。
把无关紧要的邮件整理在一起后，如果你没时间回复，可以把它们删除。如果你有段时间不在办公室，把邮件浏览一遍，先看最新的。如果有几封邮件都是来自同一个人，时间最近的这一封可能包含更多信息，或者告诉你前面的信都已经得到了解答。
保存邮件
你会定期查看其他人抄送给你的信息吗？如果你的收件箱塞满
了这样的邮件，而你回忆不起来，那么你可能错过了一些直接发送
给你的重要信息。
设置你的邮箱，让它自动把抄送邮件保存在统一的文件夹里，
方便以后查找。设定一个期限，在此之前删除这个文件夹里的所有
邮件。
如果你订购了电子邮件列表服务，确保你的电子邮件客户端提
供了邮件自动分类、存档的功能。你可以让邮箱根据邮件主题，只
保存信息类邮件。
如果你的邮箱按照主题自动给邮件分类，当心主题栏有时会和内容不吻合，这时的分类可能不准确。
以看到的地方。
◆别管电子邮件
根据一天或一周的工作任务安排时间。完成主要任务之后再查
看邮件。即使是最大的项目，你也可以把它分解成很多部分，逐个
攻破，获得满足感。
很多工作需要集中精神才能做好。如果你思维流畅，就可以更轻松、更顺利地完成工作。电子邮件本该是一种礼貌的交流方式，为什么让它打断你的工作呢？如果有新邮件时，你的邮箱会自动提醒，那么在你不想被打扰的时候，最好关掉这个功能。
许多人发现，在下班之前查阅邮件可以让他们从一天的忙碌中放松下来，另一些人则觉得，查看收件箱会让他们一下子神经紧张。
如果你觉得你的生活已经被工作取代，一个星期的几个晚上，离开办公室之前不要管电子邮件，跟同事聊聊天，给自己真正放松的时间。
. 如果你每次都要从几百封邮件中寻找需要的信息，说明你缺乏效率。你需要及时清理邮件。
. 如果你一天的工作从查看邮件开始，那些可以交给别人处理的邮件最好快速分配出去。
. 如果觉得生活已经被工作取代了，那么一个星期有几个晚上在离开办公室之前不要管电子邮件。